טיפים לשימוש נכון במחשבים במשרדים קטנים
בעידן שבו כל פיקסל נחשב, אבטחת מידע נשמעת כמו שם של סרט הוליוודי, והאינטרנט מהיר יותר מהמכונית שלך ביום שישי אחר הצהריים, הגיע הזמן לדבר על איך לנהל משרד קטן עם מחשבים בצורה חכמה. האם חשבתם על כך שאם אתם לא מנצלים את הטכנולוגיה כראוי, אתם עשויים לבזבז זמן וכסף על דברים שלא באמת חשובים? בואו נצא למסע טכנולוגי בו אני אשתף אתכם בטיפים שיהפכו את המשרד שלכם לפלא טכנולוגי.
1. שלדו את המשרד שלכם: אנרגיה חיובית ושולחנות מסודרים!
בניית משרד קטן נראת כמו חידת סוד שעליכם לפתור. כשהשולחנות שלכם מפוזרים, המחשב שלכם מתבל בין המסמכים (!) ואתם ישנים על כיסאות גז בצורת דולפין, זה בהחלט לא הזמן לחשוב על פרודוקטיביות.
- ראשית, תנו לדברים מקום נכון. כן, גם למבנה הארגוני לא מזיק להקדיש כמה מחשבות (או לפחות דף נייר).
- שנית, השקיעו בכיסאות שמקנים לכם אפשרות לזוז – זה יכול למנוע מכם את התחושה של "אני דביק מכיסאות פלסטיק".
ומה עם החברה שמספקת לכם את הציוד?
שווה לשקול התייעלות עם חברה שתספק לכם פתרונות מותאמים אישית. אל תשכחו לבדוק אם היא רותמת טכנולוגיות מסוימות להקל על העבודה.
2. המחשב לא יודע לבד: אל תתפלאו שזה לא עובד אוטומטית
מחשב הוא כמו הרעיון שלכם על תוכנית מזון. אם לא תטפלו בו, יהיה לכם קשה מאוד לתפקד כשהמסטיק יהיה דבוק לנעל. לכן כאן מגיעות כמה טכניקות חכמות:
- עדכוני מערכת: כן, גם המחשב שלכם זקוק לשדרוגים כמו מכונית חדשה. אל תחכו שהמחשב יחליט על עצמו.
- גיבויים: גבה את המידע שלכם לפחות אחת לשבוע – כי כשהמחשב שלכם מת, אף אחד לא רוצה לשמוע "אמרתי لك!"
אתם שואלים, אנחנו עונים:
שאלה: מה לעשות כשנועלים לי את המחשב?
תשובה: קודם כל, תקראו את המדריך. אם המדריך מסובך, גשו לחנות היבוא]
3. אבטחת מידע – היצעדו אל העתיד!
אתם יודעים שהאקרים יכולים להיות כמו ילדים בגן – הם אוהבים לשחק בכל דבר שזז. אז איך שומרים על המידע שלכם?
- סיסמאות חזקות: לא, "123456" לא נחשבת לסיסמה ממורכזת. תמצאו משהו יצירתי!
- תוכנות אנטי-וירוס: אל תתעצלו, זה כמו להכין לעצמכם תה בשעת חירום – קודם תסננו את הוירוסים.
4. מעקב לדו"ח פרודוקטיביות: טיפ מועיל או חם?
שיכולה להיות קלה כמו בדיקת המייל היומיומית שלכם, מדידת הפרודוקטיביות חשובה לא פחות.
- השתמשו בכלים ואפליקציות שיעזרו לכם להבין היכן אתם מבזבזים זמן (וטוב, נו, אולי לא באינסטגרם).
- אתם יכולים להסיק מסקנות וליישם שינויים. אם יש משהו חשוב יותר מאשר לא להתעכב על דברים שוליים – זה לבדוק את הקרקע!
והשאלות באות:
שאלה: איך אני יכול לדעת אם אני פרודוקטיבי במשרד שלי?
תשובה: אם אתם מוצאים את עצמכם באמת חוקרים תוכנה כדי להוריד את המתח – זה סימן שיש מה לשפר!
5. מתקני קול ואור למשרד שמקיף חיוניות
האם המשרד שלכם מזכיר קצת יותר מבית דודים מהעבר מאשר מקום עבודה פורה? הוספה של מתקני קול ואור יכולה לשדרג מאוד את האווירה.
- סאונד: תשקלו לשים מוזיקה קלה ברקע; היא יכולה להיות המרכיב שקיים בעבודה באמת מותרת.
- אור טבעי: אם יש לכם חלון – תשתמשו בו! אם לא, תן בשוק את תאורת היום – תיזהרו לא להפוך לקבצנים של אור.
שאלות שיכולות לעלות:
שאלה: למה אני צריך על כך לשלם?
תשובה: כי התוצאות האמיתיות יראו את תועלת ההשקעה, ותשמחו בסופו של יום!
6. יצירתיות: לא רק לפסלים ומוזיקה
אז אה, אדוני, שאלתם על יצירתיות? וזה יכול להתגבר על תכנון עסקי ומאגרי מידע.
- השתמשו בציוד וגאדג'טים שמעודדים חשיבה יצירתית. सांकेतिकाएँ של אין סופית!
- ערכו סדנאות שאותן תקדישו לצוות שלכם – השקעו בהנאה!
לסיכום:רגשות תוך כדי סיומו
בין אם זה תחזוקה טכנולוגית, אבטחת מידע או סגנון העבודה שלכם, עליכם לנצל את המחשב במשרד הקטן שלכם בצורה הטובה ביותר. אל תשכחו – גם במשרד הקטן שלכם תוכלו